Personalcontrolling im Gesundheitswesen nutzen

Ratgeber

Personalcontrolling: Transparenz, Steuerung und Zukunftssicherheit im Gesundheitswesen

📅 Januar 2025 ✍️ Nils Josef Busse

In Pflegeeinrichtungen, Kliniken, Apotheken, Zahnarzt- und Facharztpraxen wird der wirtschaftliche Druck spürbar größer – und das bei gleichzeitig wachsendem Fachkräftemangel. Umso wichtiger ist ein systematisches, strategisches Personalcontrolling, das nicht nur Zahlen liefert, sondern echte Steuerungsimpulse gibt. Wer versteht, wo Kapazitäten fehlen, wo Fluktuation entsteht und welche Maßnahmen wirken, kann Personalprozesse gezielt optimieren und langfristig planen. Gerade im Gesundheitswesen wird Personal zur zentralen Ressource – und muss entsprechend professionell gemanagt werden.

Was genau bedeutet Personalcontrolling – und warum ist es so wichtig?

Personalcontrolling umfasst die Erhebung, Analyse und Bewertung aller personalbezogenen Daten, die für die Steuerung einer Organisation relevant sind. Es geht dabei nicht nur um Lohnkosten und Krankheitsquoten – sondern um strategische Fragen wie:

Wo entstehen Engpässe, Überlastungen oder Unterbesetzungen?
Wie entwickeln sich Bewerberzahlen, Verbleibsquoten oder Fehlzeiten?
Welche Maßnahmen zahlen nachweislich auf Mitarbeiterbindung und Effizienz ein?

Ein gutes Personalcontrolling hilft, faktenbasiert zu führen – nicht aus dem Bauch heraus.

Kennzahlen, die wirklich zählen – speziell für das Gesundheitswesen

Die Auswahl der richtigen Kennzahlen ist entscheidend, um relevante Entwicklungen frühzeitig zu erkennen. Im Gesundheitsbereich sollten diese besonders im Fokus stehen:

Personalbestand im Verhältnis zur Auslastung oder Bettenzahl
Krankheitsquote nach Bereichen oder Berufsgruppen
Fluktuationsrate und Verweildauer von Mitarbeitenden
Kosten je Besetzung, Dauer bis zur Neubesetzung
Fortbildungsquoten und Entwicklungspfade im Team.

Diese Daten geben Aufschluss über die Stabilität, Belastbarkeit und Zukunftsfähigkeit des Personals.

Fehlzeiten analysieren, Ursachen verstehen, gezielt gegensteuern

Fehlzeiten sind im Gesundheitswesen ein kritischer Faktor – sie erhöhen die Belastung der verbleibenden Mitarbeitenden und gefährden oft die Versorgungsqualität. Personalcontrolling ermöglicht hier mehr als reine Erfassung.

Welche Berufsgruppen sind besonders betroffen?
Gibt es saisonale, strukturelle oder führungsbedingte Muster?
Welche Präventionsmaßnahmen wirken nachhaltig?

Nur wer Fehlzeiten differenziert analysiert, kann fundierte Maßnahmen ableiten – von Gesundheitsmanagement über Schichtsysteme bis zu Führungskräfteentwicklung.

Fluktuation sichtbar machen und aktiv reduzieren

Eine hohe Fluktuation ist teuer – wirtschaftlich, emotional und organisatorisch. Doch viele Einrichtungen kennen ihre eigene Quote gar nicht genau.

Wie viele Mitarbeitende verlassen das Unternehmen innerhalb der ersten 12 Monate?
Welche Stationen, Teams oder Führungskräfte zeigen Auffälligkeiten?
Welche Gründe nennen Mitarbeitende beim Austritt – und wie kann man daraus lernen?

Personalcontrolling schafft hier belastbare Grundlagen, um gezielt in Bindung, Kultur und Rahmenbedingungen zu investieren.

Strategische Personalplanung: Bedarf, Verfügbarkeit, Entwicklung

Neben Rückblicken braucht es auch den Blick nach vorn. Wie viele Pflegekräfte, MFA oder Apothekerinnen werden in 6, 12 oder 24 Monaten gebraucht – und sind dann realistisch verfügbar?

Demografische Entwicklung, Abgänge durch Rente oder Wechsel und interne Karriereschritte müssen berücksichtigt werden.
Gezielte Nachfolgeplanung, interne Entwicklungsprogramme oder Recruiting-Offensiven basieren idealerweise auf diesen Daten.

Nils Josef Busse betont: Nur wer strategisch plant, kann Fachkräftemangel langfristig entschärfen – und personelle Kontinuität sichern.

Kosten transparent machen – und intelligent steuern

Personalkosten sind meist der größte Ausgabeposten im Gesundheitswesen. Doch es geht nicht um bloßes Kürzen, sondern um kluge Allokation.

Welche Stellen sind wirklich nötig – und wo wird Potenzial verschenkt?
Wie wirken sich Überstunden, Leasingpersonal oder Fehleinsatz aus?
Wo entstehen Kosten durch ineffiziente Prozesse oder hohe Fluktuation?

Personalcontrolling schafft hier die Grundlage für wirtschaftlich tragfähige Entscheidungen – ohne Qualität oder Menschlichkeit zu opfern.

Digitalisierung als Enabler für modernes Personalcontrolling

Viele Einrichtungen erfassen bereits Daten – aber sie werden nicht vernetzt, nicht genutzt oder nicht verständlich aufbereitet. Moderne Tools helfen, diese Hürden zu überwinden.

Dashboards mit Live-Daten,
automatisierte Reportings,
Schnittstellen zu Zeiterfassung, Abrechnung und Bewerbermanagement erleichtern die Arbeit von HR, Controlling und Führungskräften gleichermaßen.

Busse & Company begleitet bei der Einführung solcher Lösungen – pragmatisch und prozessorientiert.

Personalcontrolling als Frühwarnsystem für kulturelle Themen

Nicht alle Probleme lassen sich sofort quantifizieren – aber viele zeigen sich zuerst in personalbezogenen Daten.

Steigende Fehlzeiten in bestimmten Teams,
sinkende Bewerberzahlen trotz offener Stellen,
zunehmende Konflikte oder Rückmeldungen im Mitarbeitergespräch können Hinweise auf kulturelle Spannungen, Führungsprobleme oder strukturelle Überforderung sein.

Wer hier frühzeitig erkennt und handelt, stärkt das gesamte System.

Fazit: Personalcontrolling schafft Klarheit – und öffnet Handlungsspielräume

Personalcontrolling ist weit mehr als ein Controlling-Tool – es ist ein Führungsinstrument, das Transparenz schafft, Prozesse verbessert und strategische Entscheidungen ermöglicht. Gerade in einem sensiblen, personenzentrierten Umfeld wie dem Gesundheitswesen ist das Wissen über die eigene Personalsituation entscheidend für Qualität, Wirtschaftlichkeit und Zukunftssicherheit. Nils Busse und Busse & Company unterstützen Einrichtungen dabei, Personalkennzahlen zum echten Mehrwert zu machen – für Führung, Kultur und Versorgung.