Personalkosten im Gesundheitswesen optimieren

Ratgeber

Personalkosten im Gesundheitswesen: Effizienz sichern, Qualität erhalten

📅 Juni 2025 ✍️ Nils Josef Busse

Die Personalkosten gehören in Therapiezentren, Zahnarztpraxen, Facharztpraxen, Pflegediensten, Apotheken, Kliniken und Laboren zu den größten Kostenblöcken überhaupt. Zwischen steigenden Tariflöhnen, Personalmangel und wachsendem Administrationsaufwand stehen viele Einrichtungen unter wachsendem wirtschaftlichen Druck. Gleichzeitig ist das Personal der zentrale Erfolgsfaktor – nicht nur für die Versorgungsqualität, sondern auch für Patientenzufriedenheit und Reputation. Es gilt also, die Balance zu finden zwischen betriebswirtschaftlicher Steuerung und wertschätzender Personalpolitik.

Transparenz über Personalkosten schafft Handlungsspielräume

Ohne eine klare Kostenübersicht fehlt die Grundlage für fundierte Entscheidungen. Wer die Zusammensetzung und Entwicklung der Personalkosten versteht, kann gezielt steuern.

Fixkosten (Gehälter, Löhne, Sozialabgaben) und variable Kosten (Zuschläge, Überstunden, Vertretungen) sollten getrennt betrachtet werden
Personalkostenquote in Relation zum Umsatz liefert wichtige Kennzahlen
Monatliche Reports und Forecasts ermöglichen vorausschauendes Handeln

Gerade für Leitungskräfte im Pflege- oder Klinikbereich ist eine differenzierte Auswertung unerlässlich, um rechtzeitig gegensteuern zu können.

Personalstruktur prüfen und gezielt optimieren

Nicht immer ist mehr Personal gleichbedeutend mit besserer Leistung. Eine durchdachte Aufgabenverteilung und richtige Qualifikationsmischung kann Personalkosten reduzieren, ohne die Qualität zu gefährden.

Delegation von Routinetätigkeiten an Hilfskräfte
Flexibler Einsatz von Teilzeit- und Aushilfskräften
Anpassung der Schichtpläne an reale Auslastung

Ein gezieltes Workforce-Management kann so helfen, Überbesetzungen zu vermeiden und gleichzeitig Engpässe in Stoßzeiten abzufedern – ohne die Mitarbeitenden zu überlasten.

Digitale Prozesse senken indirekte Personalkosten

Administrative Aufgaben nehmen in vielen Gesundheitseinrichtungen immer mehr Raum ein. Digitale Tools schaffen hier Entlastung und senken die indirekten Personalkosten.

Automatisierte Dienstplanung und Zeiterfassung
Digitale Dokumentation und Pflegeberichte
Online-Fortbildungen und zentrale Wissensplattformen

Mit Unterstützung von Busse & Company können Einrichtungen durch digitale HR-Prozesse sowohl Effizienz als auch Mitarbeiterzufriedenheit steigern – eine Win-Win-Situation.

Personalfluktuation ist teuer – Mitarbeiterbindung spart Kosten

Jede Kündigung bedeutet Verlust von Wissen, Zeit und Geld. Je besser es gelingt, Fachkräfte langfristig zu binden, desto stabiler bleiben auch die Personalkosten.

Gutes Onboarding und strukturierte Einarbeitung
Feedbackkultur und Entwicklungsperspektiven
Wertschätzung im Alltag und flexible Arbeitszeitmodelle

Langfristige Mitarbeiterbindung reduziert nicht nur Rekrutierungskosten, sondern erhöht auch die Planbarkeit und Stabilität im Personalkostenverlauf.

Fehlzeiten und Überstunden aktiv managen

Krankheitsbedingte Ausfälle oder Überstunden sind massive Kostentreiber, besonders in kleinen Teams. Ein gezieltes Fehlzeitenmanagement ist daher ein zentraler Hebel zur Steuerung der Personalkosten.

Früherkennung von Belastungen und Gesundheitsförderung
Vertretungskonzepte und Urlaubsplanung mit Weitblick
Echtzeitüberwachung von Überstunden

Hier hilft es, Führungskräfte zu schulen und technische Unterstützung zu nutzen – für mehr Übersicht und weniger Last-Minute-Einsätze.

Outsourcing kann Personalkosten sinnvoll ergänzen

Nicht alle Aufgaben müssen intern abgedeckt werden. Durch gezieltes Outsourcing lassen sich Personalkosten flexibel halten und Spitzen abfangen.

Reinigungsdienste, IT, Buchhaltung oder Telefondienste
Einsatz externer Pflegekräfte bei kurzfristigen Engpässen
Kooperationspartner für Spezialdiagnostik oder Labordienstleistungen

Allerdings gilt: Qualität und Datenschutz müssen auch bei Fremdvergabe gesichert bleiben.

Förderprogramme und Zuschüsse aktiv nutzen

Öffentliche Fördermittel können helfen, gezielte Personalmaßnahmen zu finanzieren und Personalkosten temporär abzufedern.

Programme zur Fachkräftequalifikation oder Wiedereingliederung
Zuschüsse bei Ausbildung oder Praktika
Fördermittel für Digitalisierung im Personalbereich

Ein gezielter Blick auf verfügbare Programme lohnt sich – zum Beispiel gemeinsam mit externen Fördermittelberatern.

Personalkosten in der Budgetplanung frühzeitig berücksichtigen

Zu oft werden Personalkosten nur reaktiv behandelt. Eine vorausschauende Personalplanung macht den Unterschied – vor allem in Budgetgesprächen mit Trägern, Kassen oder Investoren.

Szenarienplanung bei Neueinstellungen oder Umstrukturierungen
Rückstellungen für Tariferhöhungen oder Sonderzahlungen
Integration in Investitions- und Digitalisierungsstrategien

Nils Busse betont: Wer Personalkosten strategisch mitdenkt, sichert Stabilität in bewegten Zeiten.

Benchmarking schafft Vergleichswerte und Best Practices

Wie steht die eigene Einrichtung im Vergleich da? Ein gezieltes Benchmarking der Personalkosten liefert wertvolle Hinweise auf Optimierungspotenziale.

Vergleich mit ähnlichen Praxen, Pflegediensten oder Kliniken
Branchendurchschnittswerte als Orientierungsrahmen
Identifikation besonders effizienter Strukturen

So lassen sich gute Ideen übernehmen – und eigene Stärken sichtbar machen.

Fazit: Personalkosten sind strategisch steuerbar

Werden Personalkosten gezielt analysiert und durchdacht gesteuert, entsteht Spielraum für Investitionen, Entwicklung und nachhaltiges Wachstum. In einem komplexen Umfeld wie dem Gesundheitswesen ist dies kein einfacher, aber ein lohnender Weg. Busse & Company begleitet Einrichtungen auf diesem Weg – mit fundiertem Know-how und einem klaren Blick für wirtschaftlich tragfähige Lösungen.