HR-lexikon
Abmahnung
Januar 2025 ‒ Nils Josef Busse
Abmahnung im Arbeitsrecht: Definition, Anforderungen & rechtssichere Umsetzung
Die Abmahnung ist ein zentrales Instrument für Arbeitgeber, um auf vertragswidriges Verhalten hinzuweisen und Mitarbeitenden die Möglichkeit zur Korrektur zu geben. Sie dient als formelle Warnung und signalisiert deutlich: Bei Wiederholung drohen arbeitsrechtliche Konsequenzen – bis hin zur Kündigung.
- Besonders für kleinere Einrichtungen wie Therapiezentren, Facharztpraxen oder Pflegedienste ist eine sauber formulierte Abmahnung entscheidend, um Konflikte zu vermeiden und arbeitsrechtlich auf der sicheren Seite zu sein.
Nils Josef Busse von Busse & Company erklärt, worauf es wirklich ankommt.
Was versteht man unter einer Abmahnung – und wann ist sie notwendig?
Die Abmahnung ist eine arbeitsrechtliche Maßnahme, mit der Arbeitgeber Mitarbeitende auf konkrete Pflichtverletzungen aufmerksam machen. Ziel ist es, Verhaltensänderung zu ermöglichen – nicht sofort zu sanktionieren.
- Sie dient gleichzeitig als Voraussetzung für eine spätere Kündigung – ohne vorherige Abmahnung ist diese rechtlich oft nicht haltbar.
- Typische Anlässe sind: Unpünktlichkeit, Missachtung betrieblicher Anweisungen, störendes Verhalten im Team
Eine Abmahnung kann mündlich erfolgen, sollte aber aus Beweisgründen stets schriftlich festgehalten und dokumentiert werden.
Rechtliche Grundlage: Wann darf abgemahnt werden?
Die Abmahnung stützt sich auf das Weisungsrecht des Arbeitgebers und die arbeitsvertraglichen Pflichten der Beschäftigten. Verstöße gegen diese Pflichten rechtfertigen eine formelle Reaktion.
- Gesetzlich geregelt ist das Weisungsrecht u. a. in § 106 GewO und § 315 BGB
- Verstöße gegen gesetzliche Vorgaben wie das Arbeitszeitgesetz oder das Arbeitsschutzgesetz können ebenfalls eine Abmahnung nach sich ziehen
- Die Maßnahme muss stets verhältnismäßig sein – also angemessen und erforderlich
Auch das Prinzip der „Geschäftsführung ohne Auftrag“ (§§ 677 ff. BGB) bildet eine rechtliche Basis – der Arbeitgeber darf zum Schutz des Betriebs handeln.
Welche Fristen gelten für eine Abmahnung?
Zwar gibt es keine gesetzlich fixierte Frist, doch sollte eine Abmahnung zeitnah zum Verstoß ausgesprochen werden.
- Je früher der Vorfall thematisiert wird, desto glaubwürdiger wirkt die Reaktion
- In der Praxis gilt ein Zeitraum von maximal zwei Wochen als empfehlenswert
- Bei wiederholtem Verhalten beginnt die Frist mit jedem neuen Verstoß neu
Wer zu lange wartet, riskiert, dass die Abmahnung juristisch an Wirksamkeit verliert – das gilt auch für Apotheken, Labore oder Kliniken, die in Schichtsystemen arbeiten.
Formale Anforderungen: Was macht eine Abmahnung rechtswirksam?
Eine Abmahnung muss klar strukturiert, verständlich formuliert und korrekt zugestellt werden.
- Schriftform ist zwingend notwendig – mündliche Verwarnungen reichen nicht aus
- Zugang muss dokumentiert werden – z. B. durch Empfangsbestätigung oder Zeugen
- Die Maßnahme muss zeitlich nah am Vorfall erfolgen
Nur eine formal saubere Abmahnung schützt vor späteren juristischen Auseinandersetzungen – insbesondere dann, wenn eine Kündigung folgt.
Inhaltlich korrekt abmahnen: Darauf kommt es an
Die Abmahnung muss so formuliert sein, dass der Mitarbeitende genau versteht, welches Verhalten nicht akzeptiert wurde und wie er es in Zukunft zu unterlassen hat.
Inhaltliche Pflichtbestandteile sind:
- konkrete Beschreibung des Fehlverhaltens (inkl. Datum, Ort, Uhrzeit)
- Hinweis auf die verletzte Pflicht (z. B. Verstoß gegen Dienstanweisung)
- Kündigungsandrohung im Wiederholungsfall
- Aufforderung zur Verhaltensänderung
- Datum und Unterschrift des Arbeitgebers
Vage oder allgemeine Formulierungen sind unwirksam. Das Bundesarbeitsgericht betont: Nur eine präzise Abmahnung erfüllt ihre Funktion.
Praxisbeispiel: Aufbau einer rechtssicheren Abmahnung
Ein bewährtes Muster hilft, alle notwendigen Inhalte korrekt zu erfassen. Dennoch muss jede Abmahnung individuell an den konkreten Fall angepasst werden.
Wichtige Bausteine sind:
- vollständige Mitarbeiterdaten
- Beschreibung des Fehlverhaltens (z. B. Arbeitsverweigerung, Beleidigung)
- Hinweise auf vorherige Ermahnungen (falls vorhanden)
- klare Rechtsfolgen bei Wiederholung (Kündigung)
- Unterzeichnung durch die Personalverantwortlichen
Muster helfen nur, wenn sie mit Bedacht angewendet werden. Busse & Company unterstützt Unternehmen bei der rechtssicheren Ausarbeitung und strategischen Einbindung von Abmahnungen im HR-Prozess.
Welche Kosten entstehen durch eine Abmahnung?
Im Normalfall trägt der Arbeitgeber die Kosten für eine Abmahnung selbst – etwa für Porto oder Dokumentation.
- Bei anwaltlicher Unterstützung entstehen zusätzliche Kosten, abhängig vom Streitwert
- Eine Rückerstattung durch den Arbeitnehmer ist nur möglich, wenn dies ausdrücklich im Arbeits- oder Tarifvertrag geregelt ist
Typische Streitwerte in arbeitsrechtlichen Verfahren rund um Abmahnungen liegen zwischen 500 und 1.000 Euro.
Wann ist eine Abmahnung unwirksam?
Eine Abmahnung kann rechtlich angefochten werden, wenn formale oder inhaltliche Mängel vorliegen.
Gründe für Unwirksamkeit sind z. B.:
- fehlende Schriftform
- unklare Vorwürfe
- verspätete Zustellung
- Abmahnung für Verhalten, das bereits bekannt und geduldet wurde
Auch wenn das beanstandete Verhalten nicht konkret genug beschrieben ist oder keine Pflichtverletzung darstellt, kann die Maßnahme ungültig seinEin Mitarbeiter kann gegen eine unwirksame Abmahnung vorgehen – z. B. durch eine Gegendarstellung oder Klage auf Entfernung aus der Personalakte.
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